Unternehmensportal: Wissenspool und Wegweiser
Welche Angebote und Benefits habe ich als CONITAS-Mitarbeiter*in? Welche Neuigkeiten gibt es aus den anderen Fachbereichen oder vom Betriebsrat? Welche Regelungen gelten im Unternehmen? Antworten auf diese und viele weitere Fragen werden in der CONITAS im Unternehmensportal dargestellt. Das multimediale Intranet lädt insbesondere neue Kolleg*innen ein, die CONITAS besser kennenzulernen.
Die Zeichen stehen auf Wachstum: mittlerweile arbeiten 250 Fach- und Führungskräfte bei der CONITAS, Tendenz steigend. Das CONITAS-Team ist verteilt auf verschiedene Stand- oder Einsatzorte in Karlsruhe, Mainz und Saarbrücken.
Um allen Kolleg*innen den gleichen Wissensstand zu ermöglichen, wurde 2020 ein umfangreiches CONITAS-Unternehmensportal aufgebaut. Hier finden nicht nur CONITAS-Starter*innen einen schnellen Überblick über zentrale Themen, wie Mitteilungen zu Updates, Fragen zu Arbeitszeit, Urlaub oder Krankheitsfällen oder zu Ansprechpartner*innen und Zuständigkeiten.
Multimediales Portal mit Interaktionsmöglichkeit
Zum Aufbau des Unternehmensportals wurde Microsoft SharePoint verwendet. Bei dieser Webanwendung lassen sich unkompliziert neue Seiten ergänzen und bestehende Seiten können einfach überarbeitet werden. Gleichzeitig können neu erstellte Seiten bei Bedarf per Outlook oder Yammer geteilt werden, um so auf neue Inhalte im Intranet aufmerksam zu machen.
Neben der Auswahl an verschiedenen Layout-Elementen ist zudem die Einbindung von Fotos oder Tutorial-Videos möglich, die als Bildschirmaufzeichnungen produziert wurden, um beispielsweise die Bedienung von Office-365-Tools zu erläutern. Mittlerweile wird dafür auch die Software OBS Studio verwendet. Ebenso können im Portal Audiodateien eingebunden werden – beispielsweise der CONITAS-eigene Podcast, den zwei Mitarbeiter ins Leben gerufen haben.
Darüber hinaus können auf den SharePoint-Seiten interaktive Elemente hinzugefügt werden, wie Kommentarspalten oder Microsoft Forms, letzteres beispielsweise für Umfragen.
Der Aufbau des Unternehmensportals erfolgte dabei sukzessiv. Christian Birnesser, Leiter der Abteilung Marketing & Kommunikation, erinnert sich an die Anfänge:
„Wir sind klein gestartet: zunächst gab es eine News-Seite, auf welcher wir Neuigkeiten aus den Fachbereichen veröffentlicht haben. Doch das hat bald nicht mehr gereicht. Wir haben dann eine zentrale Struktur samt Themenbereichen konzipiert, welche unbedingt im Portal abgebildet werden sollten. Danach haben wir bei den Fachbereichen die entsprechenden Inhalte angefragt und diese dann in SharePoint eingepflegt.“
Wachsender Content im CONITAS-Unternehmensportal
Das Portal ist in übergeordnete Rubriken eingeteilt – Über uns, Employee Self Service, Karriere & Weiterbildung, Benefits & Events, und weitere. Diese Rubriken sind in einzelne Themen unterteilt.
Mittlerweile umfasst das XXL-Intranet über 200 Seiten. Christian Birnesser freut sich, dass zunehmend Kolleg*innen aktiv Inhalte vorschlagen oder schon selbst vorbereitet haben: „Bei so viel Content ist es für uns natürlich wichtig, dass das Portal dennoch übersichtlich bleibt. Die Rubriken müssen deshalb auch regelmäßig überarbeitet werden. Zudem haben wir ein Glossar hinzugefügt, das einen schnellen Überblick über alle Themen ermöglicht.“
Insbesondere für neue Mitarbeiter*innen scheint das Unternehmensportal als eine gute Orientierungshilfe zu fungieren. Aus diesem Grund stellt Melina Thyroff, HR-Managerin bei der CONITAS, bei ihren Onboarding-Terminen den Neuankömmlingen auch das Portal vor: „Wir erleben viel positives Feedback bei den neuen Kolleginnen und Kollegen, wenn wir ihnen die Plattform zeigen. Viele sind erleichtert, dass sie bei Bedarf im Portal Antworten auf zentrale Fragen finden und nicht erst jemanden fragen müssen. Aber natürlich können uns alle auch trotz Intranet direkt kontaktieren, wenn sie ein Anliegen haben. Der persönliche Kontakt ist uns in der CONITAS weiterhin sehr wichtig.“