Recruiting in Zeiten von Corona

Als im Januar 2020 bei einem Münchner Autozulieferer die ersten Corona-Fälle auftraten, ahnte kaum jemand, was uns in den darauf folgenden Monaten bevorstehen würde. Die Pandemie hat nicht nur unser Privatleben nachhaltig verändert, sondern vor allem auch die Art und Weise wie wir arbeiten. In einigen Branchen mussten Arbeitsprozesse von Grund auf neu gedacht werden. Parallel dazu wurden Recruiting-Aktivitäten aufgrund der wirtschaftlichen Unsicherheiten auf ein Minimum reduziert. In einem Fünftel der Mangelberufe – wie etwa der IT – blieben offene Stellen laut einer KfW-Studie länger als 160 Tage unbesetzt. Einige Unternehmen reagierten sogar – trotz Fachkräftemangel – mit Einstellungsstopps.

Bei der Conitas sind wir einen anderen Weg gegangen. Bereits als die ersten Zeichen der sich anbahnenden Pandemie sichtbar wurden, haben wir einen internen Krisenstab etabliert, um frühzeitig geeignete Maßnahmen zu ergreifen. Wir hatten als IT-Dienstleister für den öffentlichen Sektor zudem das große Glück, aufgrund der langfristig angelegten Projekte keine wirtschaftlichen Einbußen hinnehmen zu müssen.

Dennoch stellte sich für uns recht schnell die Frage: Wie funktioniert Recruiting in Zeiten von Corona am besten?

Recruiting trotz Social Distancing? Kein Problem!

Grundsätzlich gilt: Die Sicherheit unserer Mitarbeiter*innen und Bewerber*innen hat oberste Priorität hat. Wir befinden uns inmitten einer Pandemie und jeder von uns ist dazu aufgerufen, private Kontakte zu reduzieren und auf Social Distancing zu achten. Die logische Konsequenz daraus: Auch im Recruiting muss weitestgehend auf persönliche Kontakte verzichtet werden.

Also haben wir kurzerhand unser Bewerbungsverfahren umgestellt. Eine zentrale Rolle nimmt dabei Microsoft Teams ein, das wir bei der Conitas ohnehin schon längere Zeit für Videokonferenzen nutzen. Und so folgt auf das erste Telefoninterview nun kein klassisches Vorstellungsgespräch mehr in unseren Büros, sondern ein Teams-Meeting. Bei diesem sind dann neben unserem Management oft auch Vertreter*innen unserer Kunden anwesend. Auch den Kennenlerntermin mit Kolleg*innen beziehungsweise das Onboarding führen wir inzwischen weitestgehend virtuell durch.

Durch diese Maßnahmen gelang uns ein nahtloser Übergang von der “normalen” in die Pandemiezeit. Und das hat sich bezahlt gemacht: Gerade im ersten Halbjahr 2020 haben sich bei uns sehr viele Bewerber*innen gemeldet. Insgesamt haben wir im vergangenen Jahr 50 Leute eingestellt, 2021 werden wir 60 neue Stellen planbar besetzen – insbesondere in den Bereichen IT (SAP-Entwicklung, SAP-Beratung, etc.) sowie der klassischen Managementberatung.

Virtuelles Recruiting kommt gut an

Natürlich haben wir uns am Anfang die Frage gestellt, wie die Bewerber*innen, aber auch unsere involvierten Mitarbeiter*innen mit der Umstellung klarkommen werden. Wir wurden positiv überrascht.

Relativ schnell kristallisierte sich heraus, dass der HR-Abteilung beim virtuellen Recruiting eine deutlich ausgeprägtere Moderationsrolle zukommt. Ein Bewerbungsgespräch in Microsoft Teams zu führen, ist etwas völlig anderes, als ganz klassisch in einem Büro. Das HR-Team musste sowohl die Bewerber*innen als auch die beteiligten Conitas-Führungskräfte auf die virtuellen Interviews vorbereiten. Denn für viele war ein vollständig virtuelles Bewerbungsverfahren gerade am Anfang der Krise noch unbekanntes Terrain. Auf Seiten der Bewerber*innen fragte man sich, ob man in einem Teams-Meeting wirklich zeigen kann, was man drauf hat. Auf Seiten unserer Führungskräfte herrschte Skepsis, ob man die Bewerber*innen ohne persönlichen Kontakt richtig einschätzen kann.

Interessanterweise liefen die Diskussionsrunden und Interviews dann sogar besser ab als face-to-face. Wir beobachteten einen intensiveren Austausch zwischen den Bewerber*innen und unserem Führungspersonal. Gerade die in einer Videokonferenz vorherrschende räumliche Distanz, führt letztendlich dazu, dass die Beteiligten offener sind. Sie fühlen sich wohl und trauen sich auch mal Fragen zu stellen, die sie bei einem klassischen Bewerbungsgespräch so vielleicht nicht gestellt hätten.

Selbstverständlich gibt es aber auch Fälle, in denen sich die Bewerber*innen wünschen, vor Vertragsunterzeichnung immerhin einmal die Büros zu sehen und ihr neues Arbeitsumfeld kennenzulernen. Auch das ermöglichen wir unter Einhaltung höchster Hygienestandards. Solche Gespräche finden dann in unseren großen Meeting-Räumen mit reduzierter Teilnehmerzahl, permanenter Durchlüftung und mit Schutzmasken statt.

Es ist dieser Tage im Recruiting wichtiger denn je, flexibel auf die individuellen Bedürfnisse der Bewerber*innen einzugehen. Oder wie unsere HR-Kollegen sagen: “Je weiter weg die Bewerber*innen physisch sind, desto näher müssen wir an Ihnen dran sein und sie unterstützen.“

Tipps für das virtuelle Bewerbungsgespräch

In den vergangenen Monaten haben wir zahlreiche virtuelle Bewerbungsgespräche geführt – und dabei viel gelernt. Abschließend möchten wir deshalb noch die Gelegenheit nutzen, potenziellen Bewerber*innen einige aus unserer Sicht wichtige Tipps mit auf den Weg zu geben:

Die Technik: Grundsätzlich lohnt es sich, in eine gute Kamera und ein gutes Mikrofon zu investieren, da in einer Videokonferenz viel von der Qualität der audiovisuellen Komponenten abhängt. Um beim Thema Video bessere Ergebnisse zu erzielen, empfiehlt sich eine gut ausgeleuchtete Umgebung. Ideal ist eine diffuse Ausleuchtung von vorne. Mit Blick auf den Ton sollte diese zudem frei von Umgebungsgeräuschen sein. Kabelgebundenen Mikrofonen ist in diesem Szenario der Vorzug zu geben, da sie weniger störanfällig sind. So kann unnötiger Stress während des Bewerbungsgespräch vermieden werden, der aufkommt, wenn plötzlich der Bluetooth-Kopfhörer die Verbindung verliert.

Apropos Verbindung: Wer öfter mal Probleme mit dem Internet in den eigenen vier Wänden hat, hat mit einem mobilen Hotspot (etwa über das Smartphone) eine schnelle und einfache Backup-Lösung parat.

Die Vorbereitung: Wie bei einem klassischen Bewerbungsgespräch, ist auch bei einem virtuellen die Vorbereitung wichtig. Bewerber*innen sollten sich vorab detailliert mit dem Unternehmen und den am Gespräch teilnehmenden Personen auseinandersetzen. Um das “persönliche Beschnuppern” auszugleichen, sollte man außerdem in der Lage sein, in einigen wenigen prägnanten Sätzen zu erklären, was den eigenen Charakter ausmacht.

Der Probelauf: Um Problemen vorzubeugen, sollte man das virtuelle Bewerbungsgespräch vorher mit jemandem proben. Hieraus ergibt sich wertvolles Feedback hinsichtlich der Video- und Audioqualität, aber auch was das eigene Auftreten vor der Kamera angeht.

Das virtuelle Bewerbungsgespräch: Während bei einem Job-Interview vor Ort der Augenkontakt eine wichtige Rolle spielt, ist es bei einer Videokonferenz entscheidend, die teilnehmenden Personen gezielt anzusprechen. Die Rollen der einzelnen Teilnehmer*innen im Unternehmen zu kennen, ist deshalb unerlässlich. Wer einen guten Eindruck vermitteln möchte, wartet zudem nicht auf Fragen, sondern spricht proaktiv Themen an. Dadurch reduziert sich die (gefühlte) räumliche Distanz.