Mit Digitalisierung und Automatisierung zum effizienten Recruiting
Schon seit Anfang 2018 wird in der CONITAS die SAP-Lösung SuccessFactors zur Verwaltung und Automatisierung von HR-Prozessen genutzt. Mit der Erweiterung um die Module Recruiting und Onboarding soll nun auch das Bewerber*innen-Management deutlich vereinfacht werden, wovon alle Beteiligten profitieren.
Die eigenen – auch internen – Prozesse permanent optimieren und erneuern, hat in der HR-Abteilung der CONITAS oberste Priorität. Denn wer auf dem angespannten Fachkräftemarkt mithalten will, benötigt ein innovatives Recruiting und ein dynamisches Bewerbermanagement. Stundenlang Excel-Listen aktualisieren, Dokumente archivieren und Mails zuordnen: diese Zeitfresser sollen im Recruitingprozess der CONITAS somit der Vergangenheit angehören.
Ein Team, bestehend aus Ansprechpartnern aus interner IT, Personal & Recruiting, hatte hierfür ein Projekt innerhalb SuccessFactors, einer HR-Lösung der SAP, initiiert. SuccessFactors wird bei der CONITAS schon länger verwendet und bietet die Möglichkeit, weitere Module zu implementieren.
Die Datengrundlage für diese weiteren Module bildet in SuccessFactors das Employee Central, welches die HR-Basisfunktionalitäten abdeckt. Im Employee Central werden die Stammdaten (Name, Adresse, …) verwaltet. Ausgehend von dieser Datenbasis wurden nun die Module „Recruiting und Onboarding“ eingeführt.
Vor der Einführung waren einige Schritte notwendig gewesen: der bisherige Recruiting- und Onboarding-Prozess musste modelliert und ein neues Konzept erstellt und digitalisiert werden. Dieses musste vom Betriebsrat abgenommen werden und den Anforderungen durch Datenschutz und IT-Sicherheit entsprechen. Schließlich wurde das Modul implementiert, getestet und nochmal angepasst, bevor es live gehen konnte.
Tool für das effektive Bewerbermanagement
Das Herzstück des neuen Moduls ist eine Pipeline für den Bewerbungsprozess. Angefangen von der ersten Kontaktaufnahme seitens des*der Bewerbenden oder seitens der CONITAS bis hin zur Zustellung des unterschriebenen Arbeitsvertrages sind alle Schritte in dieser Pipeline erfasst.
Dabei ist ein Schritt gleichzeitig der Trigger für die darauffolgende Stufe. Wird beispielsweise ein Termin für ein Bewerbungsgespräch im System eingetragen, werden automatisch der*die Bewerber*in, die zuständige Führungskraft in der CONITAS sowie die verantwortlichen HR-Ansprechpartner*innen per Systemmails informiert bzw. die Verantwortlichen werden aufgefordert, einen Termin mit dem*der Bewerberin zu vereinbaren.
Das heißt, das System holt somit automatisch alle für den nächsten Schritt notwendigen Personen – wie Bewerber*in, Recruiter, Führungskraft oder Betriebsrat – an Bord. Die Korrespondenzen sind standardisiert und reduzieren somit deutlich den Kommunikationsaufwand.
Alle Schritte innerhalb der Prozesskette können von der Personalabteilung jederzeit eingesehen werden, was einen kollaborativen und dynamischen Bewerbungsprozess mit sich bringt. Darüber hinaus werden Evaluierung und Reporting im Bewerber*innen-Management erleichtert.
Per Klick zur einfachen Bewerbung – so sieht das Ganze für die Bewerber*innen aus
Interessent*innen finden unter www.conitas.de/karriere eine Übersicht über die ausgeschriebenen Stellen. Mit Klick auf den Button gelangen sie zum Bewerbungsportal und können dank Quick Apply in kürzester Zeit ihre Bewerbung absenden.
Auch interne Bewerbungen, d.h. von Bewerber*innen, die sich innerhalb der CONITAS auf eine neue Stelle bewerben, werden in SuccessFactors erfasst und lassen sich somit übersichtlich verwalten.
Onboarding-Tool baut auf Recruiting-Modul auf
Bei externen Bewerber*innen wird aufbauend auf das Recruiting-Modul noch das Onboarding-Tool von SuccessFactors genutzt: denn nach einem erfolgreichen Einstellungsprozess soll der*die Bewerber*in auch gut informiert und rundum versorgt im Unternehmen starten können. Durch das Onboarding-Modul erhalten neue Mitarbeiter*innen ein Dashboard, mit dem sie direkt auf wichtige Ressourcen und Informationen zugreifen können. Auch die Führungskräfte und die HR-Verantwortlichen haben durch das Modul einen transparenten Überblick über die anstehenden To-Dos, die im Rahmen des Onboardings für sie entstehen.
Nach der Einführung der Module Recruiting und Onboarding sind schon weitere HR-Prozesse zur Digitalisierung in Planung. Beispielsweise wurde vor kurzem das Modul „Performance & Goals“ eingeführt, mit welchem die Mitarbeitergespräche digital abgebildet werden. “Wir freuen uns schon auf weitere Module und Themen, die wir in unseren Innovationsprozess einbinden und somit unsere HR-Arbeit intern und extern weiter vorantreiben können”, so Simon Leberl, HR-Manager bei der CONITAS.
Bild: Miodrag Gajic/iStock