Digitalisierung der Verwaltung – die wichtigsten Begriffe

Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI)

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) gehört zum Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Inneres. Der Sitz der Cyber-Sicherheitsbehörde ist Bonn. Sie ist für alle Angelegenheiten, die mit IT-Sicherheit zu tun haben, zuständig. Zu den Aufgaben der Behörde zählen unter anderem das Erkennen und Abwehren von Angriffen auf die IT-Netze der Regierung und deren Schutz. Sie prüft und zertifiziert IT-Dienstleistungen und IT-Produkte wie etwa Software und fungiert hier als nationale Akkreditierungsstelle. Eine immer wichtigere Aufgabe ist die Warnung vor IT-Sicherheitslücken und Schadprogrammen. Zudem informiert das BSI jährlich in einem fundierten Bericht über die IT-Sicherheit in Deutschland und über Gefahren im Cyber-Raum.

Cloud / Sovereign Cloud

Geteilte IT-Ressourcen via Cloud sind heute unverzichtbar für effiziente Verwaltungsabläufe. Ihr Einsatz ist aber mitunter so arbeitsintensiv, dass die Vorteile der Cloud, wie etwa die damit verbundene Flexibilität, verloren gehen. Ein besonders kritischer Punkt ist der in Deutschland so wichtige Schutz sensibler Daten. All das stellt den öffentlichen Sektor, aber auch Versicherungen oder Banken, vor große organisatorische Herausforderungen. Ein Ausweg aus diesem Dilemma sind souveräne Cloud-Lösungen unter deutscher Kontrolle, die die Daten sicher vor unbefugten Eingriffen bewahren. Diese mit umfassender Verschlüsselungstechnik besonders geschützten Systeme sollen etwa eine sichere und rechtlich einwandfreie Nutzung der Cloud-Dienste von Google oder Microsoft ermöglichen. Der Aufbau von Open-Source-Alternativen für den Cloud-Einsatz ist ebenfalls im Gespräch. Diese sollen die öffentliche Hand schrittweise von den großen kommerziellen Cloud-Anbietern unabhängig machen.

Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Werden elektronische Dokumente mithilfe einer Datenbank verwaltet, spricht man von Dokumentenmanagement. Die wichtigste Aufgabe eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) ist das zentrale und digitale Archivieren von elektronischen Dokumenten. Ein DMS begleitet ein Dokument von seiner Entstehung und Erfassung über das Bearbeiten und Verteilen bis hin zur Archivierung und schlussendlich Löschung. Es muss revisionssicher sein, also allen Anforderungen des Gesetzgebers hinsichtlich Vollständigkeit, Sicherheit und Nachvollziehbarkeit genügen. Eine maßgeschneiderte Rechteverwaltung und individuelle Workflows machen Verwaltungsabläufe effizient und sicher.

Dunkelverarbeitung

Werden Verwaltungsprozesse vollständig automatisiert und ohne menschliches Eingreifen auf einem Server erledigt, spricht man von einer Dunkelverarbeitung. Der Prozess selbst bleibt dabei völlig im Dunkeln, weil der Sachbearbeiter den Ablauf nicht beeinflussen und nachverfolgen kann. Die Dunkelverarbeitung ist nach der E-Rechnung und der elektronischen Führung von Akten die nächstfolgende Stufe der Prozessoptimierung. Der vollautomatische Verwaltungsakt bzw. die Dunkelverarbeitung können viele Behördenprozesse deutlich beschleunigen. Oft wird die automatische Bearbeitung und Erstellung in die Nachtstunden ausgelagert. Typische Vorgänge sind Mahnungen, Bescheide und Rechnungen.

E-Akte/ Elektronische Akte

Eine E-Akte oder elektronische Akte ist eine digitale Datensammlung, die wie eine herkömmliche Papierakte aufgebaut ist. Die meisten E-Akten verfügen daher über digitale Deckblätter, Register und Laschen, was die intuitive und gewohnte Bedienung in der Verwaltung erleichtert. Die enthaltenen Dokumente können Texte, E-Mails oder Scans sein. Bundesbehörden sind durch das E-Government-Gesetz (EGovG) zur Umstellung auf die elektronische Führung von Akten verpflichtet. Damit soll die Verwaltung moderner und die Kommunikation mit den Bürgern einfacher werden.

E-Government

Unter E-Governement (electronic governement) versteht man die unterstützende oder komplette elektronische Abwicklung von Behördenvorgängen mithilfe digitaler Informations- und Kommunikationstechnologien. Voraussetzungen dafür sind die passende Hard- und Software sowie ein Internetzugang. Die rechtliche Basis für diese moderne und effiziente Form der digitalen Verwaltung bildet das E-Government-Gesetz. Das Ziel sind einfachere und schnellere Prozesse in der Verwaltung, die damit effizienter, unbürokratischer und bürgerfreundlicher werden sollen. Besonders wichtig sind Datenschutz und Transparenz bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch öffentliche Stellen.

E-ID

Unter einer elektronischen Identität (E-ID) versteht man den digitalen Identitätsnachweis eines Bürgers oder einer Organisation. Sie befindet sich etwa auf einem in den Ausweis integrierten Chip, der persönliche Daten des Inhabers zusätzlich in elektronischer Form speichert. Mit ihrer E-ID weisen sich Bürger*innen bei Diensteanbietern im Internet aus. Das Smart-eID-Gesetz schafft die gesetzliche Grundlage für die Speicherung des Online-Ausweises direkt im Smartphone. Per 1.1.2021 wurde für Bürger*innen der Europäischen Union die eID-Karte mit Online-Ausweisfunktion eingeführt. Damit lassen sich geschäftliche Vorgänge und Behördengänge sicher digital erledigen.

eXTra-Standard / einheitliches XML-basiertes Transportverfahren

Das Transportverfahren eXTra ist ein frei verfügbarer, offener Standard für den Austausch von Daten. Er schreibt die technischen Parameter für die Übermittlung von Dokumenten und anderen strukturierten Informationen (XML-Paketen) fest. Ursprünglich wurde dieses einheitliche XML-basierte Transportverfahren in der Rentenversicherung zum Austausch von Sofortmeldungen eingesetzt und breitet sich mittlerweile immer stärker aus. Das gilt besonders für Meldeverfahren zwischen Verwaltung und Wirtschaft. eXTra eignet sich für vielfältige Umgebungen und sowohl für bereits existierende als auch für neue Verfahren des Datenaustauschs. Die Redaktion des Standards obliegt der deutschen Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV).

GaiaX

Gaia-X ist eine rein europäische Cloud, die erstmals 2019 präsentiert wurde. Sie soll eine vertrauenswürdige, sichere und zugleich wettbewerbsfähige Dateninfrastruktur für Europa bereitstellen. Die Initiatoren des Projekts sind Vertreter*innen aus der deutschen Bundesregierung, der Wirtschaft und der Wissenschaft, die gemeinsam mit anderen europäischen Partnern agieren. Mit Gaia-X will Europa wieder die Souveränität über die eigenen Daten erlangen. Das ist derzeit nicht der Fall, da diese mangels Alternativen bei Microsoft, Google, Amazon und anderen großen Cloud-Anbietern lagern. Gaia-X-zertifizierte Cloud-Dienste verschiedener europäischer Anbieter sollen alternativ ein sicheres und transparentes digitales Netzwerk schaffen, das auf einem Open-Source-Ansatz basiert.

Informationsfreiheitsgesetz Bund

Laut Informationsfreiheitsgesetz (IFG) hat jede*r Bundesbürger*in Zugang zu amtlichen Informationen bei Bundesbehörden und sonstigen Bundesorganen und ein Anrecht auf Akteneinsicht oder Auskunft. Einschränkungen gibt es lediglich dann, wenn personenbezogene Daten Dritter, besondere öffentliche Belange, behördliche Entscheidungsprozesse, Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse oder geistiges Eigentum geschützt werden müssen. Wie die Einsicht in Informationen von Behörden und Ämtern in der Praxis funktioniert, fasst die Website der Bundesregierung übersichtlich zusammen. 

Open Government / Open Data

Die Verwaltung der öffentlichen Hand erhebt zahlreiche Daten. Diese sollen nicht nur für die Verwaltungsarbeit verwendet werden, sondern als offene Verwaltungsdaten (Open Data) allen Bürger*innen ohne Einschränkung zur freien Weiterverwendung, Weiterverbreitung und Nutzung offenstehen. Open Data sind eine wichtige Voraussetzung für Open Government, also der offenen Verwaltung von Regierungen. Frei verfügbare Daten der öffentlichen Hand sorgen für mehr Transparenz in der Verwaltung und erlauben Bürger*innen, sich gut informiert an Entscheidungsprozessen zu beteiligen.

OZG / Onlinezugangsgesetz

Das 2017 in Kraft getretene Onlinezugangsgesetz, kurz OZG, schreibt Bund, Ländern und Kommunen vor, wie der Onlinezugang zu ihren Verwaltungsleistungen beschaffen sein muss. Es verpflichtet diese, ihre Dienste bis Ende 2022 auch digital anzubieten. Konkret müssen die 575 wichtigsten Serviceleistungen digital und online zugänglich gemacht werden. Für Bund, Länder und Kommunen ist dieses breit angelegte E-Government-Programm zwar eine große Herausforderung, aber auch die Grundlage für eine wirklich effiziente, bundesweite Verwaltungsdigitalisierung.

SAFe

SAFe steht für Scaled Agile Framework. Es ist ein Rahmenwerk für die Förderung großer Digitalisierungsprojekte in der öffentlichen Verwaltung, schafft Synchronisierungen und sorgt für kontinuierliche Anpassungen. Eine wichtige Aufgabe von SAFe ist die Implementierung von Regelterminen und konsistenten Rollen. Das verbessert die Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Akteuren und sorgt dafür, dass Herausforderungen rechtzeitig begegnet wird. Die Digitalisierungsteams des öffentlichen Sektors werden dadurch bei der Anpassung ihrer Planungen an neue Bedingungen und Anforderungen unterstützt. Gefördert wird nicht nur die Optimierung agiler Lösungen, die die Verwaltung schneller, flexibler, nutzerorientierter und transparenter machen. Ein wichtiges Ziel ist zudem die Planung und Förderung von neuen Digitalisierungsinitiativen.

XRechnung

XRechnung ist ein standardisiertes elektronisches Rechnungsformat und das Ergebnis einer EU-Richtlinie. Diese verpflichtet alle öffentlichen Auftraggeber in Europa zum Empfang und zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen. Die darin enthaltenen Pflichtelemente sind in einer Norm (EN 16931) der Europäischen Komitees für Normung (CEN) festgeschrieben. Verpflichtend sind etwa Informationen über Erwerber und Verkäufer, Zahlungsempfänger, Lieferdetails und Auftragsreferenz. Die einzelnen Mitgliedsstaaten definieren ihre landesspezifischen Anforderungen in den sogenannten CIUS (Core Invoice Usage Specifications). Diese wurden in Deutschland als XRechnung umgesetzt, für die eine eigene Homepage geschaffen wurde (https://www.xoev.de/xrechnung-16828). Seit 2020 müssen alle Unternehmen ihre Forderungen an öffentliche deutsche Einrichtungen im XRechnung-Format übermitteln.

Über die CONITAS:

Die Digitalisierung der Verwaltung ist eine herausfordernde Aufgabe, bei der die CONITAS GmbH viel Erfahrung und Know-how mitbringt. Wir entwickeln und betreiben Software-Lösungen, die Verwaltungsprozesse und Verfahren effektiv automatisieren und digitalisieren. Als innovativer IT-Spezialist und Berater für die digitale Verwaltung begleiten wir unsere Auftragnehmer kompetent von den ersten Entwicklungsschritten bis hin zur erfolgreichen Implementierung und dem Betrieb von Softwarelösungen.

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