Datenaustausch im Öffentlichen Dienst: Der Schlüssel zur Digitalisierung

Bereits im Mai 2021 beschäftigte sich der Nationale Normenkontrollrat (NKR) mit der Frage, welche Fortschritte Bund und Länder bei der Digitalisierung der Verwaltung gemacht haben. Dabei kommt der “Monitor Digitale Verwaltung” unter anderem zu dem Ergebnis, dass sich Deutschland nach wie vor schwer tut, “die Digitalisierung im öffentlichen Sektor voranzutreiben. […] Deutschland ist, denkt und handelt zu kompliziert.”

Dabei waren die Ziele klar gesteckt: Das sogenannte Onlinezugangsgesetz (OZG) verpflichtet Bund, Länder und Gemeinden, bis Ende des Jahres 2022 „ihre Verwaltungsleistungen auch elektronisch über Verwaltungsportale anzubieten“ und diese „miteinander zu einem Portalverbund zu verknüpfen“. Erreicht werden soll die flächendeckende Digitalisierung von 575 Verwaltungsleistungen. Bis Ende September 2021 waren jedoch nur 84 davon online zugänglich, viele davon im Rahmen von Pilotkommunen.

Bleibt die Frage, was notwendig ist, um die Digitalisierung der Verwaltung in Deutschland zu beschleunigen. Dazu heißt es im Bericht des NKR: “Komplexität aufzulösen, muss das langfristige Ziel jeder Digitalisierungs- und Modernisierungsstrategie sein. Standardisierung ist der Schlüssel zur Komplexitätsreduktion.” Unter anderem fordern die Autor*innen die “einheitliche und verbindlichen Definition von Schnittstellen und Austauschformaten, die Vielfalt erlauben, ohne im Chaos zu versinken.”

Genau an dieser Stelle setzen Lösungen wie das DRV-Cockpit der CONITAS an.

Datenaustausch im Öffentlichen Dienst rückt in den Fokus

Wenn man sich anschaut, wie sich die Digitalisierung der Verwaltung in den vergangenen Jahren entwickelt hat, stellt man schnell fest, dass die unterschiedlichen Behörden den Fokus in erster Linie darauf gelegt haben, ihre eigenen Systeme regelmäßig zu aktualisieren und weiterzuentwickeln. Das hat dazu geführt, dass innerhalb der digitalen Verwaltung inzwischen zahlreiche Anwendungen existieren, die zwar problemlos die behördeneigenen Daten verarbeiten können, aber keinen Datenaustausch ermöglichen.

Eben dieser ist aber essentiell, um eine möglichst umfangreiche Dunkelverarbeitung von Daten zu gewährleisten und Medienbrüche zu vermeiden. Denn ohne systemübergreifende Datenaustauschverfahren müssen auch 2021 noch zahlreiche Daten postalisch zwischen den unterschiedlichen Behörden hin- und hergeschickt und im Anschluss händisch bearbeitet werden. Das sorgt für ineffiziente, langwierige Prozesse – häufig zum Nachteil der Bürger*innen.

Bleibt die Frage, wie sich nachhaltige Datenaustauschlösungen in die bereits existierende Systemlandschaft implementieren lassen. Aus Sicht der CONITAS sind hierzu folgende zentrale Fragestellungen zu betrachten:

• Wurde der rechtliche Rahmen geschaffen (Datenschutz, Sozialgesetzbuch, etc.)?
• Sind die beteiligten Systeme in der Lage, die Daten maschinell zu interpretieren und weiterzuverarbeiten?
• Ist in dem Datenaustauschverfahren eine bidirektionale Kommunikation möglich?

Wurde die Wiederverwendbarkeit von etablierten Lösungen in Betracht gezogen?

Eine weitere Herausforderung stellen die individuellen Abläufe dar. Letztendlich hat jede Behörde ihre eigenen Prozesse mit bestimmten Extras und Besonderheiten, die sie nicht zugunsten einer Systemstandardisierung aufgeben möchte. Das macht es schwierig, eine einheitliche Lösung zu finden.

Aber was wäre, wenn alle ihre eigenen Prozesse behalten und dennoch mit einfachen Mitteln an einer Datenaustauschlösung partizipieren könnten?

Datenaustausch im Öffentlichen Dienst: CONITAS DRV-Cockpit

Wie nachhaltiger Datenaustausch gelingen kann, zeigt die institutionsübergreifende Digitalisierung der Rentenbearbeitung, die die CONITAS zusammen mit der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL) und der Deutschen Rentenversicherung (DRV) entwickelt hat.

Im Kern geht es dabei um den Austausch von Leistungsdaten, Erstattungsanforderungen und Erwerbsersatzeinkommen zur Einkommensanrechnung. Die automatisierte Verarbeitung dieser Daten entfiel neben der komplexen Extraktion benötigter Daten aus dem Rentenbescheid, auch die Nachforderung fehlender Unterlagen bei den Antragssteller*innen, die Rückrechnung aufgrund verspätet eingegangener Unterlagen, sowie das Einreichen aktualisierter Rentenbescheide durch die Berechtigten.

Basierend auf den Erfahrungen aus diesem Projekt hat das Projekt-Team eine wiederverwendbare Lösung für den Datenaustausch entwickelt, die drei Prämissen folgt: Minimaler Aufwand, Sicherheit, Nutzerfreundlichkeit.

Bei der Entwicklung war es wichtig, dass die Lösung alle notwendigen Austauschszenarien abbildet und „per Knopfdruck“ genutzt werden kann. Besonders interessant ist in diesem Zusammenhang der Sidecar-Modus.

Durch ihn kann das DRV-Cockpit autark und ohne langwieriges Implementierungsprojekt zur Abwicklung des Datenaustausches mit der DRV genutzt werden. Dadurch müssen die eigenen Prozesse nicht explizit angepasst werden und es ergibt sich bereits durch die elektronisch zur Verfügung stehenden Daten ein signifikanter Mehrwert für die Sachbearbeitung (Wegfall von Papier, Bearbeitungsschleifen, Rückrechnungen, etc.) und die Versicherten.

Datenaustausch im Öffentlichen Dienst in der Praxis

Welche Vorteile der Datenaustausch im Öffentlichen Dienst bieten kann, illustrieren die zwei folgenden Beispiele: Wer bereits einmal Kindergeld beantragt hat, weiß sofort um den bürokratischen Dschungel, in den man sich hierfür begeben muss. Das Krankenhaus, die Stadt/Kommune, das Finanzamt und die Familienkasse benötigen Daten, die von den Eltern in unterschiedlichen Formularen zu hinterlegen sind, obwohl es sich um ein und dasselbe Kind handelt, das im Krankenhaus geboren und bei der Stadt registriert wird, vom Finanzamt eine Steuernummer zugeteilt bekommt und von der Familienkasse Kindergeld erhält. Mit einem passenden elektronischen Austauschverfahren zwischen den beteiligten Institutionen könnte dieser Dschungel gelichtet und allen Prozessbeteiligten jede Menge Arbeit und Nerven erspart werden.

Ähnlich verhält es sich beim Thema Rente. Wer heute in die Rente geht, muss sich häufig mit unterschiedlichen Stellen und Sachbearbeiter*innen auseinandersetzen, eine Vielzahl von Formularen ausfüllen und gegebenenfalls fehlende Unterlagen nachreichen. Bei Menschen, die gesundheitlich angeschlagen sind, übernehmen dies häufig Angehörige – die zum Teil gar nichts von etwaigen Zusatzrenten wissen. Im schlimmsten Fall werden diese dann gar nicht erst beantragt.

Anders sieht die Sache aus, wenn der Datenaustausch im Öffentlichen Dienst gewährleistet ist. In diesem zukünftigen Szenario müsste nur noch ein Rentenantrag bei der Deutschen Rentenversicherung gestellt werden. Im Anschluss daran könnten über einen elektronischen Austausch alle Zusatzversorgungseinrichtungen automatisch über den Eingang des Rentenantrags und die wesentlichen Informationen informiert werden.

Damit könnten diese Zusatzversicherer zukünftig aktiv auf die Berechtigten zugehen, die im Idealfall nur noch wissen müssen, auf welche Bankverbindung die Zusatzrente überwiesen werden soll – und genau diesen Prozess unterstützen wir mit unserem DRV-Cockpit.

Titel-Bild: Oleksandr Hruts/iStock